Waarom bedrijven kiezen voor Excel IT-beheer software
Veel mkb-bedrijven gebruiken Excel als hulpmiddel voor hun IT-beheer. Het lijkt logisch: bijna iedereen kent Excel, het is snel op te zetten en er zijn geen extra kosten. Apparaten worden in een spreadsheet gezet met kolommen voor serienummers, gebruikers en aankoopdata. In het begin lijkt dat overzichtelijk en praktisch.
Maar naarmate het bedrijf groeit, komen de beperkingen naar boven. Excel IT-beheer software is niet gebouwd om honderden apparaten, meerdere gebruikers en complexe processen te ondersteunen. Er ontstaat onduidelijkheid, fouten sluipen erin en het overzicht raakt kwijt.
De risico’s van Excel IT-beheer software
Het grootste probleem van Excel IT-beheer software is dat het foutgevoelig is. Een verkeerd ingevoerde datum of een vergeten regel kan ervoor zorgen dat belangrijke informatie verdwijnt. Bovendien zijn spreadsheets vaak alleen toegankelijk voor een beperkt aantal mensen. Dat belemmert samenwerking en zorgt voor risico’s bij afwezigheid van medewerkers.
Daarnaast ontbreken in Excel de functies die echt nodig zijn voor professioneel IT-beheer:
- automatische herinneringen voor updates of vervanging,
- koppelingen met beveiligingssoftware,
- logging en rapportages,
- gebruikersrechten en autorisatie.
Het resultaat: bedrijven lopen onnodige risico’s op datalekken, downtime en inefficiënt gebruik van hun hardware.
Meer weten over hoe je IT-systemen beter kunt beveiligen? Lees de [beveiligingstips van het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC)
Voorbeelden uit de praktijk
Een mkb-bedrijf in de zorgsector hield jarenlang zijn IT-apparaten bij in Excel. Toen een medewerker uit dienst ging, bleek dat zijn laptop nog toegang had tot patiëntendossiers. Omdat de spreadsheet niet was bijgewerkt, wist niemand dat het apparaat nog in gebruik was. Dit leidde tot een ernstig datalek en een boete onder de AVG.
Ook in de financiële sector zijn voorbeelden bekend. Daar bleek dat meerdere laptops zonder encryptie in omloop waren gebleven, simpelweg omdat de Excel-lijst niet actueel was. Het vertrouwen van klanten liep hierdoor grote schade op.
Waarom Excel IT-beheer software niet schaalbaar is
Bedrijven die groeien, merken dat Excel IT-beheer software al snel onoverzichtelijk wordt. Nieuwe medewerkers, extra apparaten en hybride werkplekken maken het bijna onmogelijk om alles in een spreadsheet goed bij te houden.
Bovendien kan Excel niet automatisch controleren of apparaten voldoen aan beveiligingsstandaarden. Een laptop die geen updates meer krijgt, blijft gewoon in de lijst staan alsof er niets aan de hand is. Dit is gevaarlijk, omdat cybercriminelen vaak juist verouderde systemen aanvallen.
Alternatieven voor Excel IT-beheer software
Gelukkig zijn er steeds meer oplossingen die speciaal zijn ontwikkeld voor IT- en hardwarebeheer. Deze systemen bieden functies die Excel niet heeft, zoals:
- realtime inzicht in alle apparaten,
- automatische signalering van ontbrekende updates,
- veilige registratie van offboarding,
- integratie met andere bedrijfsapplicaties.
Voor mkb-bedrijven betekent dit dat ze niet langer afhankelijk zijn van handmatig beheer. De kans op fouten neemt drastisch af en het beheer wordt schaalbaar.
Hoe D-atz het verschil maakt
Met D-atz krijgen bedrijven een centraal platform dat speciaal is ontworpen voor het beheren van IT-apparatuur. In plaats van losse Excel-lijsten biedt D-atz realtime overzicht van alle apparaten. Het systeem registreert wie welk apparaat gebruikt, in welke staat het verkeert en wanneer het vervangen moet worden.
Bij offboarding helpt D-atz om apparaten veilig in te nemen en te wissen. Ook maakt het platform inzichtelijk welke apparaten hergebruikt of gerecycled kunnen worden. Daarmee is D-atz niet alleen veiliger, maar ook duurzamer en kostenefficiënter dan Excel IT-beheer software.
Conclusie: Excel IT-beheer software is verleden tijd
Excel is een krachtig rekenprogramma, maar het is nooit bedoeld als IT-beheer software. Bedrijven die vertrouwen op spreadsheets lopen risico’s op fouten, datalekken en inefficiënt gebruik van middelen.
Door over te stappen op gespecialiseerde tools zoals D-atz krijgen organisaties meer grip, veiligheid en schaalbaarheid. Daarmee wordt IT-beheer geen tijdrovende klus meer, maar een proces dat meegroeit met het bedrijf.
