Een grote zorginstelling met meerdere locaties kampte met aanzienlijke uitdagingen op het gebied van IT-beheer. De overbelaste IT-afdeling had, mede door frequente personele veranderingen, moeite om de Configuration Management Database (CMDB) actueel te houden. Dit resulteerde in een gebrek aan overzicht en verminderde operationele efficiëntie.

Een terugkerend probleem was het verlies van apparaten doordat medewerkers deze niet inleverden bij het beëindigen van hun dienstverband. Dit zorgde niet alleen voor onnodige kosten, maar verhoogde ook het risico op datalekken. Bovendien nam het gereedmaken en registreren van apparaten tijdens het onboarding- en offboardingproces van medewerkers disproportioneel veel tijd in beslag voor de IT-afdeling.

De geografische spreiding van de locaties door het hele land en het ontbreken van een gecentraliseerde oplossing voor apparaatbeheer zorgden voor aanzienlijke vertragingen bij het oplossen van hardwareproblemen. Medewerkers moesten vaak naar een centraal kantoor reizen om defecte apparatuur te laten repareren, wat leidde tot tijdverlies en frustratie. Ondertussen stapelden defecte apparaten zich op, omdat de IT-afdeling niet voldoende tijd had voor garantieafhandeling met fabrikanten of voor hardware-reparaties.

Deze uitdagingen resulteerden in de volgende knelpunten

Onvolledige en onnauwkeurige CMDB

• Essentiële gegevens over apparaten, zoals laptops, tablets en telefoons, ontbraken vaak, waren verouderd, of soms onjuist gekoppeld aan de juiste medewerkers.
• Dit maakte het lastig om een accuraat overzicht te behouden van het IT-landschap, wat cruciaal is voor risico- en kostenbeheer.

Tijdverlies bij apparaatbeheer

• IT-medewerkers besteedden een groot deel van hun tijd aan handmatig onderhoud en troubleshooting van apparaten.
• Het ontbreken van gestroomlijnde processen voor inkoop, uitrol en afvoer van IT-assets veroorzaakte extra werkdruk voor servicedesk medewerkers.
• Verouderde apparatuur leidde tot storingen, waardoor de productiviteit van medewerkers en de kwaliteit van zorg werden aangetast.

Kostenoverschrijdingen en inefficiëntie

• Zonder inzicht in de levenscyclus van apparaten waren kosten voor reparaties en vervangingen onvoorspelbaar en vaak te hoog.
• Ad-hoc oplossingen werden eerder toegepast dan preventieve maatregelen, wat inefficiëntie in de hand werkte.

De oplossing: Uitbesteding aan een specialist in Lifecycle Management Services

De zorginstelling besloot het IT-lifecycle management uit te besteden aan D-atz in samenwerking met Reuzado ICT Services. Reuzado bood een geïntegreerde oplossing, inclusief CMDB-beheer en volledige ondersteuning voor de levenscyclus van alle IT-assets. Met hun geavanceerde asset management software, D-atz, kreeg de zorginstelling niet alleen grip op de CMDB, maar ook de mogelijkheid om via één portaal alle serviceaanvragen te beheren.

Wat D-atz realiseerde in samenwerking met Reuzado ICT Services:

CMDB op orde brengen en automatiseren

• Met behulp van geavanceerde software en automatiseringstools bracht Reuzado de CMDB up-to-date. Apparaten werden automatisch correct geregistreerd bij uitgifte en inname wat het handmatig werk drastisch verminderde.
• Integraties met andere systemen, zoals ITSM-platforms en HR-systemen, maakten wijzigingen in de infrastructuur direct inzichtelijk voor de zorginstelling.

Lifecycle Management

• Apparatuur werd besteld, uitgerold en vervangen op basis van een vooraf vastgestelde planning.
• Verouderde apparaten werden tijdig vervangen en op een milieuvriendelijke en veilige manier afgevoerd, inclusief gecertificeerde datavernietiging.
• Medewerkers kregen proactieve ondersteuning, zodat de IT-afdeling zich kon richten op strategische projecten.

Transparantie en rapportage

• De dashboardfunctionaliteit in D-atz bood inzicht in de totale IT asset vloot, voorraadstatus, openstaande tickets en vervangingscycli (EOL).
• Hierdoor kreeg de directie meer grip op budgetten en mogelijke risico’s.

Behaalde voordelen

Na de uitbesteding boekte de zorginstelling de volgende resultaten:

Efficiëntieverbetering

• IT-medewerkers besteedden minder tijd aan apparaatbeheer en konden zich richten op strategische projecten en kernprocessen. Zij behielden de regie, terwijl Reuzado de operationele taken overnam.
• De operationele processen waren nauw afgestemd op de behoefte van de zorginstelling.
• De kwaliteit van de dienstverlening, zoals overeengekomen met de klant en vastgelegd in de SLA en DAP, werd nu ook meetbaar en inzichtelijk voor de klant.

Kostenbesparing

• Door efficiëntere planning van vervangingen en minder ongeplande storingen, realiseerde de zorginstelling een kostenbesparing van 25% op jaarlijkse IT-uitgaven.

Betere zorgkwaliteit

• Medewerkers hadden altijd toegang tot goed functionerende apparaten, wat downtime minimaliseerde en de kwaliteit van zorg verbeterde.

Compliance en risicobeheer

• Een geautomatiseerde en actuele CMDB zorgde voor naleving van regelgeving en verbeterde auditprocessen.

Duurzaamheid

• Het milieuvriendelijke afvoeren en hergebruiken van apparaten droeg bij aan de duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid van de zorginstelling.

Deze transitie versterkte niet alleen de operationele slagkracht van de IT-afdeling, maar droeg ook bij aan een hogere zorgkwaliteit en grotere tevredenheid onder medewerkers en cliënten.